메일 내용을 상대방에 순식간에 이해시킬 수 있는 「미군의 테크닉」


 메일을 작성하느라 지나치게 시간을 빼앗겨 짜증이 나거나 메일로 부탁했던 사항이 제대로 처리되지 않았다구요? 그럼 오늘 소개할 미군에서 메일을 작성하는 방식을 이용해 보는 것은 어떨까요?

메일에 오류가 많거나 메일을 쓰는데 시간을 빼앗기면 전하고자 하는 사항이 올바로 전달되지 않습니다. 그래서 미 해군 퇴역군인이자 미 해군 예비군 중위이며 「Coined: The Rich Life of Money And How Its History Has Shaped Us」의 저자인 Kabir Sehgal씨는 미군의 메일 TIPS를 사용할 것을 권합니다. 메일의 목적을 전하기 위해 메일 제목에 다음과 같은 키워드를 사용하는 방법이죠. 

  • 행동:수신자는 어떠한 행동을 할 필요가 있다
  • 결재:수신자의 결재가 필요하다
  • 정보:단순히 정보 제공이 목적으로, 회신이나 행동을 할 필요는 없다
  • 결단:수신자의 결단이 필요하다
  • 요구:수신자의 허가나 승인을 요구한다
  • 조정:수신자와의 조정 또는 수신자에 의한 조정이 필요

이렇게 하면 수신자는 당신이 보낸 메일의 취지를 정확히 파악할 수 있습니다.

또한 Sehgal 씨는 메일 처음부터 결론으로 들어가 중요한 정보가 초기에 전해질 수 있도록 하라고 권합니다. 미 공군의 핸드북에서 예를 들어보죠.

2013년 10월 29일자로 미국 공군 방침 문서는 모두 폐지되고 핵심 방침 자료와 방침 문서로 교체되었습니다.

수신자는 순간적으로 「누가」, 「무엇을」, 「언제」, 「어디서」, 「왜」를 파악할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 메일을 쓰는데 소요되는 시간을 줄일 수 있고 상대방의 메일 읽는 시간까지 덜어줄 수 있습니다. 좀 더 자세한 메일 작성 방법을 알고 싶다면 아래 주소도 참조하세요.

How to Write Email with Military Precision | Harvard Business Review

Patrick Allan(原文/訳:的野裕子)

Photo by gettyimages.

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덧글

  • 함부르거 2017/06/08 05:15 # 답글

    어 이거 진짜 괜찮은데요. 한번 우리 회사에도 적용시킬 수 있나 연구할 필요가 있겠습니다.
  • 다문화거장 2017/06/08 07:06 # 답글

    딱딱해보이지만 사적인 메일이나 목적잃은 지시는 막을 수 있겠다는 생각이 드는 군요.
  • 1234 2017/06/08 09:06 # 삭제 답글

    '승인' 하고 '요구'가 헷갈립니다. 같은 말이 아닐까 하는데.. 승인은 승인을 '요구'하는 거고 요구는 '승인'을 요구 하는것?

    원문은 모르겠지만..

    승인: 뭘하려고 하니 승인해 달라
    요구: 뭘 (마련,준비)해주기 바란다.

    뭐 이런거인지..

    그럼 또 '행동'하고 '요구'는 뭐가 다른지..
  • NONAME 2017/06/08 10:08 # 삭제

    원문에는 2번의 승인은 [sign], 5번의 허가나 승인을 요구는 [permission or approval] 으로 기재되어 있군요.
    2번은 그냥 결재, 5번은 내가 하려는 행동에 대한 허가/승인인 듯 합니다. ...어라, 그러면 2번을 그냥 [결재]로 해도 될 것 같은데...
  • isao 2017/06/08 20:42 # 답글

    1234님, NONAME님 의견주셔서 감사합니다.~
    수정했습니다...;;;
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